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Googleフォームの自動返信: 3つの方法を詳細解説

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Googleフォームの自動返信: 3つの方法を詳細解説

Googleフォームの利用は便利ですが、初期設定では回答者に対する自動メールの返信が行われません。

そのため、回答を送信した際に感謝の気持ちや確認メッセージを自動で届けたい場合、手動で設定が必要です。

この記事では、Googleフォームを効果的に活用し、回答者に自動的にメールを返信する方法を詳しく解説します。

返信方法は3つありますが、あなたのニーズに最適な方法を見つけて、より効果的なフォーム運用を実現しましょう。

目次

方法1:Googleフォームの機能の一部を使用する方法

Googleフォームには自動返信の機能が存在しており、この方法が1番簡単です。

メリット
  • Googleフォームの機能の一部のため、不具合が起きにくい
  • 自動返信の設定が容易
デメリット
  • フォームの回答のコピーがそのまま送信されるだけなので、単調かつ冷たい対応に見える
  • メールの件名やメール本文の変更ができない

次に設定方法を解説します。

Googleフォームの機能を使った設定方法
STEP

メールアドレスを収集するように設定

Google Formsの編集画面から「設定」をクリックし、「メールアドレスを収集する」の部分のタブから「確認済み」か「回答者から入力」のどちらかを選択します。

「確認済み」の場合

「確認済み」を選択すると、回答者はGoogleのアカウントを持っている必要があります。そのため、企業やGoogleアカウントを持っていない方は回答ができないことになります。

「回答者からの入力」の場合

回答者から入力していただいたメールアドレスに対して、返信をするようになります。一方で、メールアドレスが間違っていた場合はそのアドレスに送信されることになるので、注意が必要です。

STEP

「回答のコピーを回答者に送信」の設定をする

次に、「回答のコピーを回答者に送信」を「リクエストされた場合」か「常に表示」に設定します。これで設定は完了になります。

「リクエストされた場合」の場合

回答フォームの「送信」の前に「回答のコピーを自分宛に送信する」が追加されます。(デフォルトは送信しない)そのため、回答者が自由に選択することが可能です。

「常に表示」の場合

回答フォームの「送信」の前に回答のコピーを指定したアドレスに送信される文章が追加されます。回答者の意思関係なく、回答をしたら回答のコピーが送信される設定になります。

方法2:アドオンを使用する方法

方法の2番目として「Email Notifications for Google Forms」というアドオンを使用する方法があります。

メリット
  • 自動返信メールの件名や本文を自由に設定が可能
  • アドオンを入れるだけなので、容易に導入できる
デメリット
  • 無料版は1日20通までしか自動返信できない
  • 方法1に比べ設定が多い

次に設定方法について解説します。

アドオンを使った自動返信メールの設定方法
STEP

アドオン画面を開く

Google フォームの編集画面み右上からタブを表示させて、「アドオンを取得」をクリックします。

STEP

「Email Notifications for Google Forms」を検索する

アドオンの検索画面が表示されたら、「Email Notifications for Google Forms」と入力し、「Email Notifications for Google Forms」を探してクリックします。

STEP

「Email Notifications for Google Forms」をインストールする

次に「インストール」のボタンをクリックします。

ここで、Googleのログイン認証がある場合がありますので、認証してください。

上記のようにでたらインストールが完了です。

「完了」を押して画面を閉じます。

STEP

「Email Notifications for Google Forms」から「Create Email Notification」を選択

Google formsの編集画面の右上にパズルのようなマークが追加されていますので、そのボタンを押すと「Email Notifications for Google Forms」が出ますのでクリックします。

次に自動返信メールの設定を行いますので。「Create Email Notification」をクリックします。

STEP

自動返信メールの件名や本文を作成する

右下に小さくウィンドゥが表示され、スクロールしていくと、「Use a visual editor」とあるので、その横の「EDIT」をクリックします。

すると、自動返信メールの件名、本文を入力する画面が表示されます

詳細は以下の通りです。

①Email Subject(件名)

自動返信メールの件名をこちらで設定します。

②Email Masseage Boby(本文)

自動返信メールの本文をこちらで設定します。

③Save(保存)

自動返信メールの内容を保存します。

回答内容を反映したメールを記載したい場合

右下にプルダウンで回答内容に応じた返信メールも記載することができます。

Google Formsで質問した内容は「Answer to …」の部分にあります。例えば、上記の例なら「お名前もしくは企業名」を記載していただく欄を設けましたので、そちらを反映し、

{お名前もしくは企業名} 様

とすると、回答に応じて自動返信メールを書いてくれます。

STEP

送信先の指定をする

最後に送信先をどの項目を反映するのかを選択して、「SAVE RULE」をクリックすれば、設定が完了します。

方法3:Google Apps Scriptを使用する方法(1番オススメ)

方法の3番目としてGoogle Apps Scriptというプログラミングをする方法があります。

プログラミングと聞いて難しそう・・・。という方も安心で、スクリプトをコピーして少し変えるだけでできてしまいますので案外簡単です。

メリット
  • 自動返信メールの件名や本文を自由に設定が可能
  • 自動返信の回数が無制限
デメリット
  • プログラミングをするので、他の方法より難しい(コピペ+少し変更で済みます)

次に設定方法を説明します。

Google Apps Scriptを使用する方法
STEP

回答のスプレットシートを開く

Google Formsの編集画面から回答のスプレットシートを開きます。

STEP

スプレットシートのGoogle Apps scriptを開く

上部のメニューバーから「拡張機能」→「Apps Script」をクリックします。

STEP

スクリプトを記述する

次にスクリプトを記述していきます。

以下は一例ですが、コピペで対応可能です。

必要に応じて、本文を書き替えてください。

function AutoReply(e) {
 var values = e.values ;
 
 var name = values[1] ;
 var email = values[2] ;
 var item = values[3] ;
 var content = values[4] ;
 
 var title =  `セミクタログへのお問い合わせが送信完了` ;
 var body = `
 ${name} 様
 お問い合わせをいただき、ありがとうございます。
 以下の内容でお問い合わせ頂きましたので、
 今一度ご確認ください。
 
 お名前もしくは企業名:${name} 
 メールアドレス:${email} 
 どのような内容ですか?:${item} 
 お問い合わせ・ご意見・ご感想など:
 ${content} 
 `;

 GmailApp.sendEmail(email, title, body);
 
}
補足事項
青色は項目数

var 変数名 = values[スプレットシートの左から何番目か+1] ;」で追加可能です。

例えば、電話番号(ここでは関数をPhoneとします)の項目があって、それがスプレットシートの左から6番目だった場合、以下のようになります。

var phone = values[7] ;

赤色は本文

本文は自動メールで返信したい内容を記載します。

上部に記載している青色の変数を使って、回答に応じた記載も可能です。

STEP

トリガーの新規作成をする

トリガー(発生条件)を新規作成していきます。

Apps scriptの左のメニューから時計マークのトリガーを選択し、右下の「トリガーを追加」を選択します。

STEP

イベント発生の種類を起動時→「フォーム送信時」に変更する

トリガーの新規作成画面が表示されますので、左側の項目の1番下のイベントの種類を選択の部分を「起動時」→「フォーム送信時」に変更します。

これで設定は完了になります。

注意

上記のようなものが表示されますが、自分で入力したコードなので、本当に適応していいのかの注意が表示されますが特に問題ありません。

そのため、特に気にせずに「Show Advance」→「Go to スクリプト名」をクリックしてください。

まとめ

Googleフォームの自動返信の3つの方法を解説しました。

1つ目はGoogle Formsの機能を使用

設定がとても簡単ですが、一方で件名および本文は一切変えることができない特徴がありました。

2つ目はアドオン「Email Notifications for Google Forms」を使用

1つ目に比べ、やや設定が複雑ですが、直感的に操作も可能ですので、比較的簡単に導入ができ、件名、本文が自由に変えられる特徴がありました。しかし、一方で1日の自動返信回数が無料版だと20回までというのが大きなデメリットになります。

3つ目はスプレットシートのApps Scriptを使用

最後はスプレットシートのApps Scriptを使用する方法でプログラミング(ほぼコピペ可)が必要でしたが、件名も本文も自由に変更ができ、自動返信の回数も無制限という特徴がありました。

どれも一長一短がありますが、長く続けるのであれば、最後にご紹介したスプレットシートのApps Scriptを使用する方法が1番オススメです。長期で運営した場合、1日の返信回数が多くなる可能性もあります。

是非、本記事を参考に自分あった自動返信方法を使ってみてください。

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